Consejos para implementar un sistema de gestión de documentos

El papeleo, tan necesario como inevitable, ha sido siempre una fuente de problemas para las empresas: ¿Dónde está aquella factura impagada de hace dos años?, ¿Quién tiene anotados los turnos de vacaciones?, ¿Dónde están los albaranes de la semana pasada?… Podríamos seguir así durante todo el artículo y unos cuantos más. Parecía que con la digitalización toda esta problemática pasaría a mejor vida, y puede ser así, pero no hay suficiente con digitalizar el documento, hace falta un sistema de gestión documental para organizar y gestionar la ingente cantidad de documentos que se generan en cualquier empresa.

¿Qué ventajas tiene contar con un sistema digitalizado de gestión de documentos?

1. Facilita el control y acceso a la información

Un gestor documental permite la creación, almacenamiento, gestión, indexación, protección y recuperación de documentos digitales. Esto facilita, a su vez, el flujo de información entre toda la organización, especialmente de aquella más crítica para que diferentes departamentos puedan llevar a cabo sus tareas de forma eficiente. Además, se puede acceder a los documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar.

2. Seguridad

Un buen sistema de gestión documental garantiza la seguridad de los documentos ante robos, incendios, pérdidas del documento… En el sistema se pueden definir diferentes perfiles de usuario con permisos para acceder de forma más o menos restringida a la información, con lo que también se garantiza la confidencialidad de información crítica o sensible.

3. Ahorro de costes y tiempo

Aunque la empresa tenga que realizar una inversión inicial en el sistema, esta queda rápidamente amortizada por los gastos que implica una gestión manual. Además, la inmediatez del acceso a la información permite agilizar tareas, lo que aumenta la productividad.

Consejos para elegir el sistema de gestión documental más adecuado

Para elegir el sistema más adecuado, primero tenemos que definir exactamente qué necesitamos, es decir, cuántas personas accederán, qué tipo de información genera y gestiona la empresa, y si esta es sensible o no… Una vez definido qué necesitamos, el programa debería ser:

  • Fácil de utilizar. Debe contar con las suficientes funcionalidades para llevar a cabo las tareas que requiera la empresa, pero a la vez debe ser fácil de usar por parte de los empleados, es decir, que les facilite el día a día, no que lo complique.
  • Centralizado. Todos los documentos tienen que estar integrados en un solo sistema, que permita categorizarlos, ordenarlos y acceder a ellos de forma rápida.
  • Escalabilidad. El programa tiene que poder incorporar funcionalidades ante nuevas necesidades o crecimiento de la empresa.
  • Formación. La empresa que proporcione o implemente el sistema, debería ofrecer información y/o soporte a los empleados, para que aprovechen al máximo todas las opciones del sistema, lo utilicen correctamente y se reduzca la curva de aprendizaje.

Un sistema de gestión documental acaba con nuestros problemas de exceso de papeleo, documentos perdidos e información desactualizada e incorrecta. ¡Una ventaja más de la transformación digital!

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