Cómo implementar el teletrabajo y conseguir que sea productivo

El teletrabajo se ha convertido a la vez en el principal recurso y el principal dolor de cabeza de muchas empresas. Como recurso, porque la epidemia de Covid-19 ha provocado, entre otras cosas, que trabajadores de muchos sectores no esenciales deban confinarse en sus casas sin poder desplazarse al centro de trabajo habitual. Ante este escenario, el teletrabajo permite a la empresa y los trabajadores continuar con su actividad en la medida de lo posible, lo que da una cierta tranquilidad económica de cara al futuro.

Sin embargo, hay que ser sinceros: No todo el mundo estaba realmente preparado para implementar el teletrabajo de un día para otro.

En muchos casos se ha hecho de forma apresurada, sin la infraestructura ni los conocimientos tecnológicos suficientes para que este teletrabajo sea realmente eficiente y productivo.

Además, hay que tener en cuenta que el teletrabajo «mal hecho» no solo afecta a los resultados de la empresa, sino que genera desconfianza en la dirección, que cree que las personas no están rindiendo lo que deberían, y frustración en los trabajadores, que tienen la sensación de que trabajan más horas y aun así son menos productivos.

En Wontech tenemos muy claro que. para que el teletrabajo funcione, hay que tener en cuenta dos factores: la tecnología y las personas. ¿Cómo podemos conseguir que esta fórmula funcione a la perfección? Te damos algunos consejos prácticos.

Consejos sobre las tecnologías para el teletrabajo

1. La seguridad es lo primero      

La seguridad está siendo uno de los principales dolores de cabeza para las empresas. Los trabajadores ya no se conectan desde las redes de la empresa y terminales seguros, sino que lo hacen desde sus propios equipos y con conexiones particulares. Lo más recomendable en estos casos es que los trabajadores se conecten a una red virtual privada, o VPN, para acceder a la información de la empresa de forma segura. En el caso de que la persona se conecte a redes inalámbricas, la empresa puede facilitar un protocolo de seguridad inalámbrica, que permite cifrar la información.

Otro punto importante es asegurarse de que todos los trabajadores disponen de software antivirus actualizado, para que las conexiones desde fuera de la red local sean también seguras, y prevenir virus, phising, malwares y otros ciberataques. También recomendamos revisar el estado de seguridad de la web de la empresa, ya que los ciberataques están aumentando en frecuencia y gravedad, y las webs corporativas suelen ser un objetivo vulnerable.

2. Facilita el acceso a la información

Para que los trabajadores puedan realizar sus tareas habituales de forma productiva, deben tener acceso a la información y a las herramientas que se lo permitan. Una de las posibilidades es la conexión a un escritorio remoto, es decir, que cada trabajador acceda a su terminal de la oficina a distancia, pero que tenga acceso a los mismos recursos. Otra opción es proporcionar herramientas en cloud, como por ejemplo los SaaS (Software as a Service) que les permitan acceder a la información de forma segura. En este caso, es la empresa la que debe definir con qué herramientas se trabaja, para que cada persona no opte por aquellas que le son más familiares (si no, acabaremos con archivos compartidos en Dropbox, Google Drive, OneDrive…). La elección de las herramientas debe ser profesional, priorizando la seguridad y el control del acceso remoto a la información.

3. Define los canales de comunicación

La comunicación es un elemento esencial para que funcione el teletrabajo. La empresa debe establecer cuáles son los canales de comunicación comunes, tanto para consultas y reuniones internas, como para comunicarse con los clientes y proveedores. Por ejemplo, ¿tendremos un chat interno, o priorizamos las consultas por email?, ¿realizamos las vídeollamadas con Google Meet, Skype o con cualquiera de las innumerables alternativas que parece haber? La empresa no solo deberá tomar la decisión, sino formar y dar soporte a los trabajadores en el uso de las herramientas elegidas.

Otra recomendación es utilizar una herramienta de gestión de proyectos, para que todo el equipo sea consciente del estado de los proyectos, en qué trabajan el resto de la plantilla, de plazos… Esto no solo contribuirá a la productividad y la eficiencia del teletrabajo, sino que será una forma de mantener a todo el equipo informado y unido.

4. ¿Qué tal vamos de infraestructura y conectividad?

Uno de los principales problemas que pueden tener las personas, especialmente las que hasta ahora no habían teletrabajado, es que en sus casas no tengan la infraestructura necesaria para hacerlo con la misma eficiencia que en la empresa. En estos casos, es la empresa quien debe proporcionar a la persona las herramientas que necesite, ya sean de hardware, software, o incluso de conectividad. No solo para que la persona pueda realizar su trabajo, sino para que se sienta acompañada y respaldada por la empresa.

Consejos para que el teletrabajo sea productivo

5. La proximidad con el equipo

La situación de confinamiento no solo ha forzado el teletrabajo a muchas personas que no estaban acostumbradas. También ha generado mucho estrés y ansiedad por otros motivos. A nivel profesional, será clave el acompañamiento de la empresa, que el trabajador no se sienta «abandonado a su suerte». Recomendamos establecer reuniones de seguimiento, y una rutina de comunicación constante y fluida.

Otra cosa a tener en cuenta es la formación y soporte a personas con menos conocimientos tecnológicos, que pueden sentirse perdidas con las nuevas herramientas que deben utilizar. La empresa puede proporcionar formación, e incluso contratar a una persona o empresa externas que puedan dar soporte remoto a consultas o problemas informáticos.

6. Trabajar la confianza y el respeto mutuos

Uno de los principales puntos de fricción en el teletrabajo es la confianza, o la falta de confianza, entre la empresa y los trabajadores. Esto sucede sobre todo porque la cultura del teletrabajo no está lo suficientemente implementada, y se acostumbra a valorar el rendimiento por horas presenciales, y no por objetivos. Nuestra recomendación es que se establezcan unos objetivos o se definan unas tareas a realizar, y dejar que el trabajador se organice la jornada como mejor considere, para poder compaginar la vida persona y dedicarle al trabajo las franjas horarias donde sea más productivo. El control de la productividad es mejor hacerlo mediante herramientas de control de proyectos, y no con herramientas para fichar online.

7. Establecer acuerdos

Para que el teletrabajo no afecte a las relaciones laborales, lo mejor es acordar unas determinadas condiciones. Por ejemplo, aunque el horario sea flexible, se pueden acordar unas franjas horarias de disponibilidad laboral, así como unas horas de desconexión digital.

Una última recomendación: La mejor tecnología no es siempre la que más funcionalidades tiene, o la más popular, sino la que mejor se adapta a nuestras necesidades específicas. Y en esto, cada empresa es un mundo. En Wontech podemos ayudarte a definir lo que realmente necesitas, para que la implementación del teletrabajo no sea solo una necesidad puntual, sino una apuesta de futuro.

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